Het belang van een sterk onthaal: waarom onboarding blijft nazinderen

Onlangs startte ik een teamcoaching met een eenvoudige oefening: ik vroeg de deelnemers zich op te stellen. Eerst van jong naar oud. Daarna van minst naar meest anciënniteit. Het bleek een bonte rij: mensen met vijf jaar ervaring naast collega’s die al meer dan dertig jaar in het bedrijf werken.

Ik stelde hen één vraag:

“Wat is een waardevolle herinnering of inzicht uit je beginperiode bij dit bedrijf?”

En wat me opviel, was ontroerend eenvoudig: iedereen, ook de anciens, sprak vol lof over hun onthaal.

Onboarding blijft hangen

We hebben vaak de neiging om onboarding te zien als een korte administratieve fase. Een checklist die je afvinkt: contract tekenen, laptop ontvangen, kennismakingsgesprekken plannen.

Maar wat mensen zich na jaren nog herinneren, is niet het papierwerk.

♡ Het is het warme welkom.

♡ Die eerste glimlach van een collega die je meteen op sleeptouw neemt.

♡ Het gevoel dat iemand tijd maakt om je wegwijs te maken.

♡ Het vertrouwen dat je krijgt nog voor je iets bewezen hebt.

Dat zijn de momenten die blijven nazinderen. Zelfs decennia later.

Kleine gebaren, grote impact

Ook bij het bedrijf waar ik zelf als HR aan de slag ben, zie ik hoe belangrijk dat eerste contact is.

Daar sturen we bijvoorbeeld een kaartje naar iedereen die binnenkort start, nog voor hun eerste werkdag. Onlangs liet een nieuwe collega me weten hoe hard ze dat had geapprecieerd.

Een klein gebaar, maar met grote impact: het gevoel dat je al welkom bent, nog voor je binnenstapt.

Waarom een goed onthaal zoveel impact heeft

Een sterke onboarding is meer dan een startmoment. Het is de bodem waarin nieuwe medewerkers wortel schieten.

• Erkenning: een warm onthaal zegt onbewust: “Je hoort erbij.”

• Verbinding: vanaf dag één voel je dat je deel uitmaakt van een groter geheel.

• Vertrouwen: als je merkt dat er ruimte is om je in te werken, om te leren en fouten te maken, bouw je sneller zelfvertrouwen op.

Het effect daarvan is duurzaam: mensen die zich van bij de start gezien en gedragen voelen, blijven vaak langer en engageren zich sterker.

Wat maakt een sterk onthaal?

Een sterk onthaal is méér dan een vriendelijk welkom of een rondleiding. Het gaat om een doordachte mix van drie lagen:

• Praktisch: zorg dat basiszaken geregeld zijn (materiaal, login, badge, werkplek). Het voorkomt frustratie en geeft een gevoel van professionaliteit.

• Relationeel: creëer tijd en ruimte om collega’s te leren kennen. Een buddy, een gezamenlijke lunch, een check-in moment: het zijn bruggen die vertrouwen bouwen.

• Cultureel: leg uit “hoe we het hier doen”. Wat zijn de waarden en ongeschreven regels die dit team of bedrijf kenmerken? Hier zit de sleutel tot échte integratie.

Wanneer die drie lagen samenkomen, voelt iemand zich niet enkel voorbereid, maar ook gedragen. En dat maakt het verschil tussen gewoon “starten in een job” of écht thuiskomen in een organisatie.

Een uitnodiging voor leidinggevenden en teams

Wat kun jij vandaag doen om dat gevoel van welkom te versterken?

• Sta bewust stil bij het eerste contactmoment met een nieuwe collega.

• Zorg dat er iemand is die de weg toont, niet alleen praktisch maar ook cultureel: hoe doen we het hier?

• Maak tijd voor verhalen en herinneringen: laat anciens vertellen hoe zij gestart zijn, en wat hen geholpen heeft.

Een kleine oefening voor je team

Misschien kan je mijn vraag ook eens in jouw team stellen:

“Wat is een waardevolle herinnering uit jouw startperiode hier?”

Je zal merken hoeveel kracht er zit in die verhalen. En hoe vaak waardering, verbinding en zorg de rode draad vormen.

Want onboarding stopt niet na dag één of week drie. Het is een investering die jaren later nog voelbaar is.

♡ Wil je dit soort inspiratie ook rechtstreeks ontvangen?

Schrijf je dan hier in.